Das PHOENIX-Spendenmanagement

Ansatz der Spendendatenbank PHOENIX

• Kommunen, Hilfsorganisationen und andere Initiativen greifen jederzeit auf einen einheitlichen Datenbestand zu (gleicher Kenntnisstand).
• Reduktion des administrativen Aufwandes zur Abstimmung der mittelausreichenden Stellen untereinander
• Keine besondere lokale Software erforderlich
• Einfache Handhabung auf verschiedenen Endgeräten
• Hohe Transparenz der Zuwendungen an die Betroffenen
• Abschreckungspotential gegenüber missbräuchlicher Mittelbeantragung

Rahmendaten der Softwarelösung

• Jede mittelausreichende Stelle (Behörde, Spendenorganisation) bleibt in ihren Entscheidungen und internen Prozessen vollständig autonom
• Alle mittelausreichenden Stellen haben einen Überblick über die Bearbeitung von Mittel-/ Spendenanträgen der Antragstellenden bei anderen Stellen
• Hoher Schutz der persönlichen Daten nach DSGVO

Historie und Anwendung

• Anlässlich der Elbeflut 2002 vom DRK-Landesverband Sachsen e.V.  in Zusammenarbeit mit der Staatskanzlei des Freistaates Sachsen entwickelt und eingesetzt.
• Bei den Hochwasserereignissen 2006, 2010 und 2013 wurde Phoenix bis zum heutigen Versionstand 2.1 erprobt und weiterentwickelt
• PHOENIX ist bis heute im Betrieb für den Abgleich der zugewiesenen Mittel
• Projektpartner sind u.a.:
  • Diakonie, Caritas, ASB, Johanniter, AWO sowie weitere Initiativen
  • Gemeinden, Städte und Landkreise
  • Sächsische Aufbaubank, Investitionsbank Sachsen-Anhalt
  • Bayerisches Rote Kreuz, DRK-Landesverbände Sachsen-Anhalt und Thüringen

Strukturierte Datenerfassung (Muster)

User-Gruppen

• Bearbeiter (Standarduser ohne Auswertungstool Statistik)
• Bearbeiter+ (User mit Zugriff auf Auswertungstool Statistik)
• Administrator (User mit Zugriff auf Statistik und Berechtigung User anzulegen) – kleiner Organisationseinheiten werden über uns Administriert, bei größeren Organisationen etc. können Adminrechte vergeben werden, so dass diese User selbstständig anlegen können.

Wirkungsbereiche

Datenschutzrechtliche Einordnung

• Betreiber des Systems und datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist der DRK-Landesverband Sachsen e.V., der die Einhaltung und Berücksichtigung aller datenschutzrechtlichen Belange sicherstellt.
• PHOENIX ist eine Internetapplikation mit einem sicheren WEB-Zugriff für die System-User, der die datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigt.
• Die datenschutzrechtlichen Abläufe wurden vom Sächsischen Datenschutzbeauftragten in Zusammenarbeit mit dem DRK-Landesverband Sachsen e.V. überprüft. Entsprechende Dokumente liegen vor.
• Die mitwirkenden Stellen bestätigen im Rahmen der Antragstellung zur Aufnahme in die Datenbank, dass sie eigenverantwortlich dafür Sorge tragen, dass die Rechtsvorschriften des Datenschutzes eingehalten werden.
• Die beteiligten Stellen (Zuwendungsgeber, Hilfsorganisationen etc.) gewährleisten, dass die Zulässigkeit der Datenverarbeitung in PHOENIX vom Antragsteller bestätigt wird (Betroffene erteilen im Antrag mit Unterschrift datenschutzrechtliche Einwilligung in die Verarbeitung).
• Die jeweiligen User werden jeweils durch die mitwirkende Stelle, der sie angehören, auf Vertraulichkeit verpflichtet.
• Die Antragsteller (Betroffene) werden im Rahmen der Antragstellung gemäß der datenschutzrechtlichen Informationspflichten über Ihre Rechte und Pflichten informiert.

Förderschwerpunkte

• Soforthilfen
• Haushaltsbeihilfen
• Härtefälle
• Wiederaufbauhilfe
• Wiederaufbauhilfe von sozialen Einrichtungen
• Finanzielle Unterstützung für soziale Hilfen

(Die entsprechenden Anträge finden sich direkt beim Anklicken sowie auf unserer Seite "Musteranträge für Mittelbewilligung"​​​​​​​)

Die Begrifflichkeiten zu den Schwerpunkten ergeben sich in Anlehnung an die vorhandene Struktur auf der Plattform PHOENIX. Die Kategorien können in Abstimmung mit weiteren Nutzerinnen und Nutzern der Spendenmanagementplattform ergänzt werden.

Soforthilfen

Die Soforthilfe dient der schnellen und unbürokratischen Hilfe für die Betroffenen zur Überbrückung von Notsituationen für wenige Tage, da hierfür in verschiedenen betroffenen Regionen ein tatsächlicher Bedarf besteht.

Haushaltsbeihilfen

Die Haushaltsbeihilfen sollen der unmittelbaren Wiederbeschaffung von Bekleidung und Dingen des persönlichen Bedarfs als auch der unmittelbaren Wiederbeschaffung von Hausrat und Mobiliar dienen und den Betroffenen bargeldlos in Form einer Überweisung ausgezahlt werden.

Härtefälle

Bei Personen, welche ohne eigenes Verschulden in eine besondere Notlage geraten sind und welche nicht oder nur zu geringen Teilen von staatlichen Förderprogrammen berücksichtigt werden konnten, können Härtefallzuwendungen gewährt werden und den Betroffenen bargeldlos als Überweisung ausgezahlt werden.

Wiederaufbauhilfe

Mit den Zuwendungen zum Wiederaufbau geschädigter und selbstgenutzter Wohngebäude wird den Eigentümern nachrangig und in Ergänzung zu staatlichen Hilfen und Leistungen aus Versicherungen Hilfen gewährt. Die Höhe der Zuwendungen ist in Abhängigkeit der tatsächlichen Schadenslage begrenzt. Auch Zuwendungen für die Instandsetzung können gewährt werden – zum Beispiel Energiekostenpauschale für Trockengeräte.

Wiederaufbauhilfe von sozialen Einrichtungen

Alternativ oder zusätzlich können Zuwendungen an Einrichtungen gegeben werden, deren Tätigkeit zur Förderung der Allgemeinheit anerkannt ist; z.B. des öffentlichen Gesundheitswesens, des Wohlfahrtswesens, der Bildung und Erziehung (Medizinische Einrichtungen, Senioren- und Jugendeinrichtungen, Pflege- und Wohnheime, Sozialstationen, Kitas und Schulen).

Finanzielle Unterstützung für soziale Hilfen

Im Rahmen einer psychosozialen Unterstützung der betroffen Haushalte, sind für mildtätige Zwecke Unterstützungsleistungen (u.a. für Erholungsurlaube von Familien, nach entsprechender Prüfung) möglich, sofern es hierfür keine anderen Unterstützungsleistungen zum Beispieol von Krankenkassen gibt. Zuschüsse für die soziale Begleitung und Entlastung von Betroffenen können abgerechnet werden.

Leistungsarten / Mittelherkunft / Organisationen

Nordrhein-Westfalen

Die PHOENIX Datenbank ermöglicht die transparente Erfassung von Zuwendungen im Rahmen der Hochwasserkatastrophe 2021 in NRW. Hierdurch erhalten die mitwirkenden Verbände, Behörden, Organisationen etc. eine Überblick darüber, welche finanziellen Leistungen an Betroffene, in welchem Schadensort, von wem erbracht wurden. Durch die in PHOENIX vorhanden Eingabefelder: „Ausreicher“, “Leistungsart“ und „Mittelherkunft“ können nachvollziehbare und aussagekräftige Zuordnungen abgebildet und ausgewertet werden. Nachstehend werden die Eingabemöglichkeiten in diesen Feldern erläutert.

Zuordnung von Leistungen:

„Um den Mitwirkenden Verbänden die Zuordnung von Leistungen zu erleichtern, wurde ein Glossar über die in der Datenbank hinterlegten Leistungsarten erstellt. Das Glossar wird laufend aktualisiert. Die Zuordnung von Leistungsarten ermöglicht entsprechenden Auswertungen darüber, wie die finanziellen Zuwendungen eingesetzt wurden und ermöglicht Schwerpunkte in der Mittelzuwendung zu erkennen.“

Die Zuordnung von Leistungsarten ermöglicht entsprechenden Auswertungen darüber, wie die finanziellen Zuwendungen eingesetzt wurden und ermöglicht Schwerpunkte in der Mittelzuwendung zu erkennen.

Zuordnung der Mittelherkunft:

Über das Feld „Mittelherkunft“ erfolgt die Zuordnung der finanziellen Leistungen zum jeweiligen „Spendentopf“ (Spendenaktionen/Spendenbündnisse/ oder ob Die Listeinträge können erweitert werden. Die weiteren Einträge sollten dann mit Support Landesverband Westfalen-Lippe abgestimmt werden. Das Support –Team veranlasst dann den zeitnahen Eintrag in das entsprechende Listfeld der Datenbank!

• Aktuelle Listeinträge im Feld „Mittelherkunft“:
• Aktion Deutschland Hilft
• Aktion NRW Hilft
• Aktionsbündnis Katastrophenhilfe (u.a. DRK)
• Spendenmittel Zuwendungsgeber
• Öffentliche Mittel Kommunen
• Öffentliche Mittel Land
• Öffentliche Mittel Bund
• Sonstige

Zuordnung der Ausreicher (mittelvergebende Organisation etc.):

Mit dem Feld „Ausreicher“ erfolgt die Zuordnung über wen die finanziellen Leistungen an die Betroffenen beantragt, bewilligt und ausgezahlt worden sind. Mit der Bezeichnung „Ausreicher“ sind demnach die mittelvergebenden Stellen gemeint. Hierdurch kann dokumentiert werden, welche mitwirkende Organisation, welche Mittel, mit welcher Mittelherkunft zugewiesen hat.
Aktuelle Listeinträge im Feld „Ausreicher“:

• ASB
• Andere (Anmerkung: = z.B. kleinere Aktionsbündnisse)
• Arbeiterwohlfahrt
• BRK
• Caritas
• Diakonisches Werk
• Die Johanniter
• Gemeinde
• IBLSA (nur für Sachsen)
• Lichtblick
• Malteser
• PARITÄTISCHE
• PHOENIX

Die Listeinträge können nach Bedarf erweitert werden. Bitte wenden Sie sich hierfür an unser TEAM-Support!

Verfahren zur Mitwirkung und zur Beantragung von Benutzerzugängen in der PHOENIX–Datenbank:

Antragsverfahren zur Mitwirkung von Verbänden / Organisationen / behördlichen Stellen etc. in PHOENIX:

• Die Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung  = „AV PHOENIX“ (2-fach) mit den 3 Anlagen müssen Sie bitte ausfüllen und uns auf dem Postweg zuleiten!
  Diese leiten wir dann nach Dresden weiter. Dies ist erforderlich, da der DRK-Landesverband Sachsen Betreiber der PHOENIX- Datenbank und somit auch datenschutzrechtlich zuständige/verantwortliche Stelle ist und die AV-Vereinbarungen dort prüffähig für die Aufsichtsbehörden vorliegen müssen!
• Der DRK-Landesverband Sachsen wird dann im Regelfall die „Aufnahme“ in die Datenbank PHOENIX bestätigen und an Sie direkt die zweite Ausfertigung der Vereinbarung unterzeichnet zurückschicken.
• Zudem informiert uns der DRK-Landesverband Sachsen, wenn die „Aufnahme“ erfolgt ist und wir die Benutzer*innen anlegen können. Vorher ist dies leider nicht möglich!

Anträge auf Benutzerzugang 

• Ihre Anträge auf Benutzerzugang richten Sie bitte ebenfalls an uns:
• Postweg: Bitte alle Anträge uns auch im Original zuleiten.
• (AV PHOENIX) gleichzeitig Ihre Benutzer mitteilen wollen!
• Email: phoenix(at)drk-westfalen.de
• Telefon: 0251 9739-165

• Wir legen dann Ihre Benutzer*innen für die vorgesehenen Zugriffsbereiche (Gemeinde-, Kreis-,Bezirks- oder Landesebene je nach Zuständigkeit) und Zugriffsrechte an:
  • Benutzer*innen mit den Rechten: bearbeiten / lesen oder
  • Benutzer*innen mit den Rechten: bearbeiten / lesen / auswerten
    (auswerten bezieht sich auf zentrale Systemauswertung)
  • Die Zugangsdaten, wie Benutzerkennung (Anmeldung) und Einstiegspasswort) werden wir unmittelbar Ihren benannten Benutzer*innen zuleiten
  • Wenn dies erfolgt ist, können Ihre Bearbeiter*innen ins System und die Eingaben aufnehmen.
    Wir empfehlen, dass Ihre Bearbeiter*innen an einer von uns angebotenen Schulung teilnehmen, um Sicherheit im Umgang mit den Systemanforderungen zu erhalten und viele nützliche Tipps und Hinweise zur Dateneingabe erfahren.
    Diese Schulungsangebote sind auf unseren Internetseiten ausgewiesen.

Bitte verwenden Sie für die Zuleitung der Vereinbarung / Anträge folgende Anschrift (auch wenn in den AV-Vereinbarung die Anschrift vom DRK-Landesverband Sachsen aufgeführt ist):

Deutsches Rotes Kreuz
Landesverband Westfalen-Lippe e.V.
PHOENIX
Sperlichstraße 25
48151 Münster

DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e.V. 
Sperlichstraße 25
48151 Münster
phoenix(at)drk-westfalen.de​​​​​​​ 
​​​​​​​Tel.: 0251 9739-165

Dr. Hasan Sürgit 
Vorsitzender des Vorstandes hasan.suergit@drk-westfalen.de
hasan.suergit(at)drk-westfalen.de 
Tel.: 0251 9739-104