FAQ

Wenn Ihre Organisation Interesse an einer Mitwirkung an der PHOENIX-Datenbank hat, können Sie die Aufnahme ganz einfach beantragen. Fordern Sie hierzu bitte per Mail an phoenix(at)drk-westfalen(dot)de die entsprechenden Antragsunterlagen an. Wir werden Ihnen umgehend die Antragsunterlagen zukommen lassen. Im Anschluss senden Sie bitte diese ausgefüllte Vereinbarung in zweifacher Ausfertigung mit den Anlagen postalisch an den DRK- Landesverband Westfalen-Lippe. Wir werden dort Ihren Antrag bearbeiten und uns schnellstens bei Ihnen zurückmelden:

DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e.V. 
PHOENIX
Sperlichstraße 25
48151 Münster
phoenix(at)drk-westfalen(dot)de 
Tel.: 0251 9739-165

Zusätzlich können Sie gerne bereits den Antrag auf Benutzerzugang herunterladen und für Ihre Mitarbeitenden ausfüllen. Diesen Antrag bitte ebenfalls postalisch an den DRK-Landesverband Westfalen-Lippe senden. Bitte beachten Sie: für jeden Mitarbeitenden aus Ihrer Organisation, der einen Zugang zur PHOENIX-Datenbank erhalten soll, ist ein eigener Antrag auszufüllen.

Ihre Organisation muss im Vorfeld die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung schriftlich beim DRK-Landesverband Westfalen-Lippe eingereicht haben und offiziell bestätigt worden sein. Im Anschluss können Sie die Benutzerzugänge beantragen. Bitte beachten: Sie können die Anträge auf Benutzerzugang und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung auch gesammelt an den DRK-Landesverband Westfalen-Lippe senden. Sobald Sie als Organisation für PHOENIX zugelassen sind, werden wir umgehend die angeforderten Benutzerzugänge anlegen.

Laden Sie zur Beantragung von Nutzerzugängen bitte den Antrag auf Benutzerzugang von der Homepage und füllen diesen aus. Sie müssen für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Antrag ausfüllen. Im Anschluss senden Sie die Anträge bitte postalisch an den DRK-Landesverband Westfalen-Lippe.

Nachdem Sie den Antrag zur Einrichtung eines Benutzerzugangs beim DRK-Landesverband Westfalen-Lippe eingereicht haben, werden die Zugänge von uns unmittelbar nach Eingang des Antrags angelegt. Sie bekommen im Anschluss eine E-Mail vom PHOENIX-Support-Team mit Ihrem Anmeldenamen. In einer separaten Mail erhalten Sie im Anschluss Ihr Einstiegspasswort, welches Sie bitte nach der ersten Anmeldung in PHOENIX umgehend ändern.

Sie finden den Antrag zum Download auf der Seite Antrag zur Mitwirkung.

Nein, dies ist leider nicht möglich. Es ist zwingend erforderlich, dass die Anträge in Papierform auf dem Postweg an den DRK-Landesverband Westfalen-Lippe gesendet werden. Der DRK-Landesverband Westfalen-Lippe benötigt diese Anträge im Original für die eigenen Unterlagen.

Auf unserer Homepage stellen wir auch Musteranträge zur Beantragung von Spendengeldern für die Geschädigten bereit. Ihre Organisation kann sich diese Muster herunterladen und eigene Anträge auf dieser Basis entwickeln oder diese Muster vollumfänglich nutzen. Sie können selbst entscheiden, wie der Antrag aufgebaut sein sollte.

Die Muster finden Sie auf der Homepage in der oberen Menüleiste unter Anträge.

Nein, für die Teilnahme an einem Schulungstermin ist noch kein Benutzerzugang notwendig. In den Schulungen wird der Aufbau und das Konzept der PHOENIX-Datenbank erläutert und ein Musterantrag beispielhaft angelegt. Die Schulung soll den Umgang mit der Datenbank vermitteln. Sie kriegen im Nachgang an die Schulung auch weitere Unterlagen zur Verfügung gestellt, sodass Sie sich im Nachgang sicher im Umgang mit der Phoenix-Datenbank fühlen sollten. Bei weiteren Rückfragen steht auch gerne unser Support-Team bereit.

Die Schulungstermine sind nicht verpflichtend und stellen nur eine Ergänzung zu den anderen Unterstützungsmaßnahmen dar. Sie finden auf unserer Homepage auch eine How-To-Anleitung, in der die erforderlichen Schritte, wie man einen Antrag in Phoenix anlegt, genauestens erklärt sind. Weiterhin finden Sie dort auch Bearbeitungshinweise und ein Glossar zur Unterstützung. Sollten Sie dennoch einmal nicht weiterkommen, können Sie gerne unser Support-Team telefonisch oder per Mail kontaktieren.

Die Einträge in der PHOENIX-Datenbank sollten so aktuell wie möglich gehalten werden, um Unklarheiten bei den anderen Mitgliedsorganisationen zu vermeiden. Jeder Antrag sollte unmittelbar nach Einreichung bei der Mitgliedsorganisation in PHOENIX angelegt werden. Die noch fehlenden Informationen wie bspw. Bewilligungsdatum etc. können im weiteren Antragsbearbeitungsprozess in PHOENIX ergänzt werden, sobald diese vorliegen. Bitte sammeln Sie keine Anträge und tragen dann mehrere gebündelt ein, da es hierbei zu einem Zeitverzug kommen würde.

Eine rückwirkende Erfassung von Anträgen in PHOENIX ist nur dann möglich, wenn im Vorfeld oder nachträglich ein entsprechender Datenschutzhinweis eingeholt wurde. Dies kann durch einen entsprechenden Vermerk auf dem Antragsformular erfolgt sein.

Soforthilfen können ebenfalls in die PHOENIX-Datenbank aufgenommen werden.

Wie in den Schulungen bereits angesprochen, werden sich die Felder in den Eingabemasken in PHOENIX noch minimal verändern. Unter anderem wird bei der Erfassung der Leistungsdaten ein zusätzliches Feld mit „Mittelherkunft“ eingefügt werden. Dies wird in Form eines Updates geschehen, welches am 18.08.2021 eingespielt werden wird. An diesem Tag wird daher die Datenbank zwischenzeitlich nicht erreichbar sein.

Bitte wählen Sie grundsätzlich bei dem Feld „Mittelherkunft“ den Fördertopf aus, aus dem der jeweilige Antrag finanziert werden soll. Hierfür steht Ihnen ein Drop-Down-Menü mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten zur Verfügung. In dem Drop-Down-Menü finden Sie u.a. die gängigen Töpfe verschiedener Aktionsbündnisse gelistet. Die Auswahlmöglichkeit „Spendenmittel Zuwendungsgeber“ meint dabei alle durch die jeweiligen Organisationen selbst akquirierten Spendenmittel.

Beim Anlegen des Schadensortes müssten Sie in dem Bereich „Gebäudeschaden“ auch Angaben zur Grundfläche machen. Hierbei ist die Grundfläche des Gebäudes gemeint und nicht die des Grundstücks.

Leistungsdatensätze können nicht gelöscht werden, nachdem diese einmal angelegt wurden. Sollten Sie einen Fehleintrag vorgenommen haben, melden Sie diesen bitte an das technische Support-Team des DRK-Landesverbands Sachsen. Bitte nennen Sie in Ihrer Mail eine kurze Begründung, warum dieser Eintrag gelöscht werden soll. 
Aktuell wird geprüft, ob mit dem nächsten Update eine Löschfunktion in die Datenbank mit eingebaut werden kann. Hierzu werden wir zu gegebener Zeit weitere Informationen bereitstellen.

Grundsätzlich ist es möglich, mehrere sonstige Schäden gebündelt in einem Schaden zu erfassen. Bitte nutzen Sie das Freitextfeld, um die einzelnen Positionen zu benennen. Im Sinne der Nachvollziehbarkeit und Transparenz wird ab einem Schadenswert von über 5.000 Euro (bezogen auf einen Einzelschaden) empfohlen, diesen Einzelschaden als Einzelposition in der Kategorie „Sonstige Schäden“ zu erfassen. Mehrere kleinere Schäden, die in Summe den Orientierungswert i.H.v. 5.000 Euro übersteigen, können, wie eingangs erwähnt, gesammelt erfasst werden.

Bitte achten Sie darauf, alle Eingabefelder in dem Bereich „Leistungsdaten“ stets vollständig auszufüllen. Es reicht nicht aus, nur bei Mittel die beantragte Summe einzutragen. Insbesondere für die späteren statistischen Auswertungen ist es wichtig, dass ebenfalls das Antrags-, Bewilligungs- und Auszahlungsdatum sowie der Ausreicher, die Mittelherkunft und die Leistungsart eingetragen werden. Nur so kann die Datenbank übersichtlich gepflegt werden und andere User*innen bekommen schnell einen genauen Überblick über einzelne Anträge.

In der Gesamtstatistik werden alle Daten erfasst (Schäden/Leistungen), Sie finden dort also eine vollständige Übersicht vor. In der Statistik nach Bearbeitungsbereichen sowie in der Statistik nach Straßen (Gemeindeschlüssel bzw. Gemeindeschlüssel und Straßenname) werden nur Beträge erfasst, wenn in dem Datumsfeld „Auszahlung“ zuvor ein Datum eingetragen worden ist. Es ist daher zwingend notwendig, dass die Anträge von Ihnen stets vollständig, das heißt inklusive des Bewilligungs- und Auszahlungsdatums, in PHOENIX eingegeben werden, da die Anträge ansonsten nicht in den Unterbereichen der Statistik auftauchen.

Antragsberechtigt ist immer die Person, die der/die Eigentümer*in der beschädigten Gegenstände bzw. Gebäude ist. Wenn bspw. ein Keller durch das Hochwasser vollgelaufen ist, kann der/die Eigentümer*in des Gebäudes einen Antrag stellen, wenn das Gebäude hierdurch Schaden genommen hat. Für alle durch das Hochwasser beschädigten Gegenstände muss der/die Eigentümer*in der Gegenstände einen Antrag stellen, da diese zum Hausrat zählen.

Jede Organisation ist nach Auszahlung einer finanziellen Unterstützung dazu verpflichtet, im Nachgang einen Verwendungsnachweis zu erstellen. Das bedeutet, dass im Nachgang geprüft werden muss, ob die beantragte Schadenssumme richtig war oder ob ggfs. zu viel ausgezahlt wurde. Bei zu viel ausgezahlten Mitteln ist eine Rückführung des Überschusses erforderlich. Sollten die beantragte und tatsächliche Schadenssumme übereinstimmen, wird dies in einem Verwendungsnachweis festgehalten. Das Datum dieses Nachweises muss entsprechend in PHOENIX eingetragen werden.

Ob Ihre Hausratsversicherung den entstandenen Schaden ersetzt oder nicht, müssen Sie im Zweifel selbst mit Ihrer Versicherung klären. Hierzu kann keine pauschale Aussage getroffen werden.

Bei den im Haushalt lebenden Personen ist anzugeben, ob die jeweilige Person ein eigenes Einkommen bezieht oder nicht. Unter Einkommen zählen hier alle Geldeingänge, die die jeweilige Person erhält, bspw. Gehalt, Unterstützungsleistungen des Staates (Sozialhilfe, Hartz IV), Kindergeld, etc.